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MATRICE D’EISENHOWER : UN OUTIL A AIGUISER

matrice eisenhower

Cet article fait partie de l’ABÉCÉDAIRE DE LA PRODUCTIVITÉ. Les autres articles sont disponibles ICI.

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Ok, j’ai fait ma To Do List. AccrochĂ© tous mes Post It sur mon mur (façon mĂ©thode Kanban).

Toutes ces couleurs de Post It, ça Ă©gaye la piĂšce !

Mais bon, ce n’est pas la question, j’ai plein de trucs Ă  faire !

Alors je vais commencer par ça, ça doit ĂȘtre fait pour demain.

En mĂȘme temps faut vraiment que j’envoie cet email, sinon je vais jamais avancer sur ce projet.

Mince, j’avais oubliĂ© cette rĂ©union ! Je vais demander Ă  Philipe si je peux y aller avec lui.

Ah ! Et il faut que passe ces coups de fil pour avoir les devis avant d’ĂȘtre parti
”

Vous voyez le topo ?

Un mur de tĂąches bien organisĂ© mais pas de prises dessus, pas d’ordre de prioritĂ©.

Comment rĂ©gler ce problĂšme ?

En se mettant en ordre de bataille, mon gĂ©nĂ©ral !

Et pas sous les ordres de n’importe quel gĂ©nĂ©ral : Dwight David Eisenhower le 34Ăšme prĂ©sident des Etats-Unis.

Ce dernier a inventé une matrice de priorité.

Comment fonctionne-t-elle ? Est-elle efficace ? Simple et concrĂšte ?

On va voir ensemble comment l’utiliser, mais aussi l’optimiser. En faisant disparaitre les 2 principaux inconvĂ©nients de cet outil de priorisation.

C’EST QUOI LA MATRICE D’EISENHOWER ?

Eisenhower, ce n’était pas n’importe qui. Commandant suprĂȘme des Forces armĂ©es des Etats-Unis, il a traversĂ© la 2nd guerre mondiale et la guerre froide en faisant preuve d’une incroyable capacitĂ© Ă  rester efficace.

“Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important”

– Dwight David Eisenhower

Devenu prĂ©sident des Etats-Unis (1953-1961), cĂ©lĂšbre pour sa productivitĂ© hors du commun, il a menĂ© en deux mandats :

  • Le programme de dĂ©veloppement du systĂšme autoroutier amĂ©ricain
  • LancĂ© internet avec DARPA
  • InitiĂ© le programme d’exploration spatiale (NASA)
  • DonnĂ© naissance Ă  l’Agence internationale de l’énergie atomique (AIEA).

Son secret ? Une matrice de dĂ©cision qu’il a lui-mĂȘme crĂ©Ă©, et qui fut popularisĂ©e en 1989 par Stephen Covey grĂące au livre Les 7 habitudes des gens efficaces.

Cette matrice, elle ressemble Ă  ça :

Matrice d'eisenhower

ÇA FONCTIONNE COMMENT LA MATRICE D’EISENHOWER ?

La matrice d’Eisenhower organise toutes nos tñches selon leur importance et leur urgence.

La matrice distingue 4 catégories de tùches:

  1. Urgent et important : Ă  traiter immĂ©diatement, requiert notre attention immĂ©diate et  ne peut pas ĂȘtre repoussĂ© trop longtemps.
  2. Important, mais pas urgent : A planifier pour plus tard. Sans Ă©chĂ©ance imminente, il peut ĂȘtre facile de mettre ces tĂąches de cĂŽté  et d’oublier leur importance ! Il est primordial de les inscrire dans notre agenda, idĂ©alement Ă  une date relativement rapprochĂ©e, pour Ă©viter qu’elles deviennent urgentes.
  3. Urgent mais pas important : A dĂ©lĂ©guer, car ces tĂąches ne dĂ©pendent pas de vous. GĂ©nĂ©ralement liĂ©es Ă  des demandes imprĂ©vues de vos collĂšgues de travail, de clients,  lesquels sollicitent votre aide pour accomplir quelque chose qui n’est pas de votre ressort.
  4. Ni urgent ni important : A Ă©liminer ou Ă  limiter. On parle ici principalement d’identifier vos mauvaises habitudes, comme surfer sur Internet ou consulter vos courriels trop souvent en mangeant du chocolat.

Le principe est donc d’inscrire le plus honnĂȘtement possible les tĂąches Ă  accomplir dans la matrice pour traiter d’abord ce qui est important. En clair, les cases 1, puis 2, 3, 4.

LA DIFFÉRENCE ENTRE URGENT ET IMPORTANT

La matrice fonctionne donc avec deux critĂšres :

Urgent signifie qu’une tĂąche doit ĂȘtre traitĂ©e immĂ©diatement. On est dans un mode rĂ©actif, dans l’empressement.

Important fait rĂ©fĂ©rence Ă  l’accomplissement d’objectifs Ă  moyen ou long terme. On est donc dans un mode actif, gĂ©nĂ©ralement calme et rationnel. Les tĂąches importantes sont rarement urgentes.

“Les tñches importantes chuchotent, tandis que les tñches urgentes hurlent.”

Michael Masterson

Et c’est lĂ  que se trouve la force du constat d’Eisenhower : on a tendance Ă  prioriser l’urgent et on dĂ©laisse l’important.

On estime que lorsqu’une tñche n’est pas urgente, c’est qu’elle n’est pas importante.

UN SCHÉMA QUI NE DATE PAS D’HIER

Ho que non !

On fonctionne mentalement de cette maniĂšre depuis des siĂšcles.

Lorsque nos ancĂȘtres chassaient pour se nourrir, restaient sur le qui-vive pour  Ă©viter les prĂ©dateurs, ils agissaient alors dans l’urgence. Pas de pensĂ©es Ă  long terme Ă  ce moment-lĂ . C’est d’ailleurs ce qui a permis la survie de notre espĂšce et ce qui fait que vous pouvez lire cet (excellent) article aujourd’hui.

Cependant aujourd’hui ce rĂ©flexe mental nous porte prĂ©judice en termes d’organisation productive.

Et lĂ , la matrice d’Eisenhower est pertinente. Elle nous aide Ă  nous distancier de notre nature primitive et nous force Ă  travailler sur les tĂąches qui nous sont bĂ©nĂ©fiques sur le long terme.

Jordan Peterson en parle dans son livre “12 rĂšgles de vie” lorsqu’il dit (rĂšgle N°7) :

Concentrez-vous sur l’essentiel (et non sur le plus opportun).

Plus vous attribuez du temps Ă  ce qui est important et moins l’urgence arrive dans votre vie.

Ouaip.

GĂ©rer ce qui est le plus important c’est couper Ă  la racine l’urgence des problĂšmes.

Vous en aurez TOUJOURS, car la vie est faite d’imprĂ©vus. Et nous n’avons aucun levier lĂ -dessus.

Mais vous pouvez agir sur VOS OBJECTIFS et sur la maniĂšre de les traiter.

LES DÉFAUTS DE LA MATRICE D’EISENHOWER :

La matrice d’Eisenhower est un outil pertinent pour prendre du recul et voir ses tñches sous les angles concrets que sont l’urgence et l’importance.

Cependant elle souffre de problĂšmes majeurs :

  • Une forte friction dans la rĂ©alitĂ© due Ă  l’urgence, et Ă  l’obligation d’un support.

La matrice prend son sens pour gĂ©rer l’urgence.

Ɠil avec pupille noir dilatĂ©

Or, dans l’urgence on a rarement le temps et les conditions de se poser sur une table avec un crayon pour coucher sur papier ses problùmes.

Dans l’urgence, on n‘est pas dans un Ă©tat de rĂ©flexion serein qui nous fera analyser correctement les choses.

On va ĂȘtre biaisĂ© par nos heuristiques, stressĂ© par le cortisol, impatientĂ© par l’adrĂ©naline.

  • Avec un peu de bon sens et d’organisation globale, les cases 1 et 4 perdent leur sens :

La case 4, « ni important ni urgent Â» : avec une organisation efficace, vous allez identifier et filtrer ces tĂąches, dĂšs leur apparition.

La case 1 est la plus importante : mais en rĂ©alitĂ©, les choses urgentes et importantes, on les subit ! On DOIT les faire, vite et bien ! C’est la case du constat de l’échec de la case 2. Trop tard pour penser, il faut gĂ©rer ce qui doit ĂȘtre fait.

DEVENIR NEO DANS LA MATRICE (D’EISENHOWER)

 Bon, il fallait que je place « NĂ©o Â» dans cet article. C’est fait.

Il existe des solutions bien sĂ»r, qui se rĂ©vĂšlent en creux : se concentrer sur les cases 2 et 3 et rendre obsolĂšte le besoin d’un outil physique.

Case 2, Important, mais pas urgent :

Si vous ĂȘtes clair avec vous-mĂȘme, vous SAVEZ de quoi dĂ©pendent vos objectifs. Si vous avez mis en place une mĂ©thode de productivitĂ©, dĂ©coupĂ© vos buts en Ă©tapes, c’est encore plus simple.

FAITES-VOUS CONFIANCE. Analysez, classez rapidement en prenant en compte les facteurs urgent et important puis agissez plutĂŽt que de pinailler.

ÉVIDEMMENT, vous allez peut-ĂȘtre vous tromper et faire rĂ©guliĂšrement passer une tĂąche plus importante qu’une autre avant 
 euh
 l’autre. Vous avez saisi l’idĂ©e ?

Mais ce n’est pas grave. Vous n’avez que 2 CASES ici. Donc moins de choix, et plus d’efficience.

Sur le long terme, fonctionnĂ© en pensant ainsi amortira largement les erreurs d’apprĂ©ciations que vous pourrez engendrer.

Case 3, urgent mais pas important :

Finalement ces tĂąches viennent souvent de vos obligations avec les autres. De vos relations avec le monde et les gens.

Vous devez rĂ©pondre, ĂȘtre prĂ©sent, discuter, demander, expliquer, corriger


Pour faciliter cela vous pouvez dire utiliser cette technique imparable : dire non !

Avec les formes, ou moins parfois, tout dépend de vous, du contexte, de la personne en face.

C’est un autre problùme que la FAÇON de le dire.

Mais ce qui compte c’est de dire NON a ce qui ne vous apporte pas grand-chose mais qui vous met dans une situation d’urgence.

Garçon répare un toit

On vous demande de venir rapidement Ă  un rĂ©union non prĂ©vu ? Dites non, vous lirez le compte rendu, vous serez disponible par tĂ©lĂ©phone si besoin de tel Ă  tel heure


Les autres tùches qui sont dans ce cadre sont à déléguer. Pas besoin de matrice approfondi ici encore. Le plus important est fait en classant les taches dans cette case.

Et pour cela vous n’avez qu’à vous dire que vous devez y mettre :

  • Que vous ne maitriser pas techniquement
  • Que vous n’aimez pas faire.

Ces deux lignes sont LE MANTRA des taches à déléguer.

Ensuite vous pouvez broder autour. (ca me prend trop de temps,etc.)

Enfin, pour Ă©viter de devoir plancher sur un papier en suant de stress pour planifier l’urgence, enlevez le papier.

Le mieux est de transformer cette matrice d’Eisenhower « version deux cases Â» en un Ă©tat d’esprit.

Passez les taches de votre to do List au travers de ce filtre pour savoir quoi en faire. Listez si besoin, prenez deux minutes a un moment ou vous ĂȘtes tranquille et demandez-vous quoi faire de chaque tache : Je la dĂ©lĂšgue ? Je l’annule ? Je la traite tout de suite ? Je la fait plus tard (et je me dis quand).

Personnellement, cela me permet de classer ma to do List par ordre de priorité directement.

J’ai Ă©galement un code couleur pour ma version Trello afin de m’y retrouver visuellement en un coup d’Ɠil.

Ça vous parait impossible ? Simpliste ? GÉNIAL!

Il FAUT QUE CE SOIT SIMPLE pour que cela fonctionne.

Est-ce que vous Ă©crivez pour mettre en place le principe de parkinson ou appliquĂ© la loi de Pareto ? Pas souvent, hein ?

La mĂȘme chose est possible avec la matrice d’Eisenhower si on extrait son essence de cette façon.

CONCLUSION :

La matrice d’Eisenhower est un outil pertinent, et il peut ĂȘtre utilisĂ© tel quel si vous ĂȘtes en entreprise, si vous avez le temps  et l’envie de projeter les choses avec (Trop ?) de prĂ©cision.

C’est une mĂ©thode efficace, mais pas totalement efficiente par son manque de souplesse et sa demande de rĂ©flexion. Classer vĂ©ritablement les taches au mieux, en Ă©vitant les biais cognitifs alors que nous sommes sujet et juge de la tĂąche, c’est compliquĂ© ! Surtout dans un cadre d’urgence ou de rendement.

De plus on peut perdre un temps fou Ă  cause d’une « analysis paralysisis Â».

Ce n’est pas impossible, mais ce n’est pas le plus simple d’aprĂšs mon expĂ©rience.

Autrement, on peut facilement extraire le « nectar Â» de cette brillante idĂ©e pour en faire un outil efficient. TransformĂ© cette grille en deux colonnes et jongler mentalement avec, comme on le fait avec des principes comme la loi de Pareto, la loi de Parkinson ou autres Pomodoro.

Le but Ă©tant de faire disparaitre « l’urgence des choses Â» en la traitant en amont, quand l’action Ă  faire est importante
 mais pas encore urgente !

En attendant, d’ici-lĂ  n’oubliez pas, RESTEZ CURIEUX !

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