MATRICE D’EISENHOWER : UN OUTIL A AIGUISER

Cet article fait partie de l’ABÉCÉDAIRE DE LA PRODUCTIVITÉ. Les autres articles sont disponibles ICI.

Ok, j’ai fait ma To Do List. Accroché tous mes Post It sur mon mur (façon méthode Kanban).

Toutes ces couleurs de Post It, ça égaye la pièce !

Mais bon, ce n’est pas la question, j’ai plein de trucs à faire !

Alors je vais commencer par ça, ça doit être fait pour demain.

En même temps faut vraiment que j’envoie cet email, sinon je vais jamais avancer sur ce projet.

Mince, j’avais oublié cette réunion ! Je vais demander à Philipe si je peux y aller avec lui.

Ah ! Et il faut que passe ces coups de fil pour avoir les devis avant d’être parti…”

Vous voyez le topo ?

Un mur de tâches bien organisé mais pas de prises dessus, pas d’ordre de priorité.

Comment régler ce problème ?

En se mettant en ordre de bataille, mon général !

Et pas sous les ordres de n’importe quel général : Dwight David Eisenhower le 34ème président des Etats-Unis.

Ce dernier a inventé une matrice de priorité.

Comment fonctionne-t-elle ? Est-elle efficace ? Simple et concrète ?

On va voir ensemble comment l’utiliser, mais aussi l’optimiser. En faisant disparaitre les 2 principaux inconvénients de cet outil de priorisation.

C’EST QUOI LA MATRICE D’EISENHOWER ?

Eisenhower, ce n’était pas n’importe qui. Commandant suprême des Forces armées des Etats-Unis, il a traversé la 2nd guerre mondiale et la guerre froide en faisant preuve d’une incroyable capacité à rester efficace.

“Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important”

– Dwight David Eisenhower

Devenu président des Etats-Unis (1953-1961), célèbre pour sa productivité hors du commun, il a mené en deux mandats :

• Le programme de développement du système autoroutier américain
• Lancé internet avec DARPA
• Initié le programme d’exploration spatiale (NASA)
• Donné naissance à l’Agence internationale de l’énergie atomique (AIEA).

Son secret ? Une matrice de décision qu’il a lui-même créé, et qui fut popularisée en 1989 par Stephen Covey grâce au livre Les 7 habitudes des gens efficaces.

Cette matrice, elle ressemble à ça :

ÇA FONCTIONNE COMMENT LA MATRICE D’EISENHOWER ?

La matrice d’Eisenhower organise toutes nos tâches selon leur importance et leur urgence.

La matrice distingue 4 catégories de tâches:

1. Urgent et important : à traiter immédiatement, requiert notre attention immédiate et  ne peut pas être repoussé trop longtemps.
2. Important, mais pas urgent : A planifier pour plus tard. Sans échéance imminente, il peut être facile de mettre ces tâches de côté… et d’oublier leur importance ! Il est primordial de les inscrire dans notre agenda, idéalement à une date relativement rapprochée, pour éviter qu’elles deviennent urgentes.
3. Urgent mais pas important : A déléguer, car ces tâches ne dépendent pas de vous. Généralement liées à des demandes imprévues de vos collègues de travail, de clients,  lesquels sollicitent votre aide pour accomplir quelque chose qui n’est pas de votre ressort.
4. Ni urgent ni important : A éliminer ou à limiter. On parle ici principalement d’identifier vos mauvaises habitudes, comme surfer sur Internet ou consulter vos courriels trop souvent en mangeant du chocolat.

Le principe est donc d’inscrire le plus honnêtement possible les tâches à accomplir dans la matrice pour traiter d’abord ce qui est important. En clair, les cases 1, puis 2, 3, 4.

LA DIFFÉRENCE ENTRE URGENT ET IMPORTANT

La matrice fonctionne donc avec deux critères :

Urgent signifie qu’une tâche doit être traitée immédiatement. On est dans un mode réactif, dans l’empressement.

Important fait référence à l’accomplissement d’objectifs à moyen ou long terme. On est donc dans un mode actif, généralement calme et rationnel. Les tâches importantes sont rarement urgentes.

“Les tâches importantes chuchotent, tandis que les tâches urgentes hurlent.”

Michael Masterson

Et c’est là que se trouve la force du constat d’Eisenhower : on a tendance à prioriser l’urgent et on délaisse l’important.

On estime que lorsqu’une tâche n’est pas urgente, c’est qu’elle n’est pas importante.

UN SCHÉMA QUI NE DATE PAS D’HIER

Ho que non !

On fonctionne mentalement de cette manière depuis des siècles.

Lorsque nos ancêtres chassaient pour se nourrir, restaient sur le qui-vive pour  éviter les prédateurs, ils agissaient alors dans l’urgence. Pas de pensées à long terme à ce moment-là. C’est d’ailleurs ce qui a permis la survie de notre espèce et ce qui fait que vous pouvez lire cet (excellent) article aujourd’hui.

Cependant aujourd’hui ce réflexe mental nous porte préjudice en termes d’organisation productive.

Et là, la matrice d’Eisenhower est pertinente. Elle nous aide à nous distancier de notre nature primitive et nous force à travailler sur les tâches qui nous sont bénéfiques sur le long terme.

Jordan Peterson en parle dans son livre “12 règles de vie” lorsqu’il dit (règle N°7) :

Concentrez-vous sur l’essentiel (et non sur le plus opportun).

Plus vous attribuez du temps à ce qui est important et moins l’urgence arrive dans votre vie.

Ouaip.

Gérer ce qui est le plus important c’est couper à la racine l’urgence des problèmes.

Vous en aurez TOUJOURS, car la vie est faite d’imprévus. Et nous n’avons aucun levier là-dessus.

Mais vous pouvez agir sur VOS OBJECTIFS et sur la manière de les traiter.

LES DÉFAUTS DE LA MATRICE D’EISENHOWER :

La matrice d’Eisenhower est un outil pertinent pour prendre du recul et voir ses tâches sous les angles concrets que sont l’urgence et l’importance.

Cependant elle souffre de problèmes majeurs :

• Une forte friction dans la réalité due à l’urgence, et à l’obligation d’un support.

La matrice prend son sens pour gérer l’urgence.

Or, dans l’urgence on a rarement le temps et les conditions de se poser sur une table avec un crayon pour coucher sur papier ses problèmes.

Dans l’urgence, on n‘est pas dans un état de réflexion serein qui nous fera analyser correctement les choses.

On va être biaisé par nos heuristiques, stressé par le cortisol, impatienté par l’adrénaline.

• Avec un peu de bon sens et d’organisation globale, les cases 1 et 4 perdent leur sens :

La case 4, « ni important ni urgent » : avec une organisation efficace, vous allez identifier et filtrer ces tâches, dès leur apparition.

La case 1 est la plus importante : mais en réalité, les choses urgentes et importantes, on les subit ! On DOIT les faire, vite et bien ! C’est la case du constat de l’échec de la case 2. Trop tard pour penser, il faut gérer ce qui doit être fait.

DEVENIR NEO DANS LA MATRICE (D’EISENHOWER)

 Bon, il fallait que je place « Néo » dans cet article. C’est fait.

Il existe des solutions bien sûr, qui se révèlent en creux : se concentrer sur les cases 2 et 3 et rendre obsolète le besoin d’un outil physique.

Case 2, Important, mais pas urgent :

Si vous êtes clair avec vous-même, vous SAVEZ de quoi dépendent vos objectifs. Si vous avez mis en place une méthode de productivité, découpé vos buts en étapes, c’est encore plus simple.

FAITES-VOUS CONFIANCE. Analysez, classez rapidement en prenant en compte les facteurs urgent et important puis agissez plutôt que de pinailler.

ÉVIDEMMENT, vous allez peut-être vous tromper et faire régulièrement passer une tâche plus importante qu’une autre avant … euh… l’autre. Vous avez saisi l’idée ?

Mais ce n’est pas grave. Vous n’avez que 2 CASES ici. Donc moins de choix, et plus d’efficience.

Sur le long terme, fonctionné en pensant ainsi amortira largement les erreurs d’appréciations que vous pourrez engendrer.

Case 3, urgent mais pas important :

Finalement ces tâches viennent souvent de vos obligations avec les autres. De vos relations avec le monde et les gens.

Vous devez répondre, être présent, discuter, demander, expliquer, corriger…

Pour faciliter cela vous pouvez dire utiliser cette technique imparable : dire non !

Avec les formes, ou moins parfois, tout dépend de vous, du contexte, de la personne en face.

C’est un autre problème que la FAÇON de le dire.

Mais ce qui compte c’est de dire NON a ce qui ne vous apporte pas grand-chose mais qui vous met dans une situation d’urgence.

On vous demande de venir rapidement à un réunion non prévu ? Dites non, vous lirez le compte rendu, vous serez disponible par téléphone si besoin de tel à tel heure…

Les autres tâches qui sont dans ce cadre sont à déléguer. Pas besoin de matrice approfondi ici encore. Le plus important est fait en classant les taches dans cette case.

Et pour cela vous n’avez qu’à vous dire que vous devez y mettre :

• Que vous ne maitriser pas techniquement
• Que vous n’aimez pas faire.

Ces deux lignes sont LE MANTRA des taches à déléguer.

Ensuite vous pouvez broder autour. (ca me prend trop de temps,etc.)

Enfin, pour éviter de devoir plancher sur un papier en suant de stress pour planifier l’urgence, enlevez le papier.

Le mieux est de transformer cette matrice d’Eisenhower « version deux cases » en un état d’esprit.

Passez les taches de votre to do List au travers de ce filtre pour savoir quoi en faire. Listez si besoin, prenez deux minutes a un moment ou vous êtes tranquille et demandez-vous quoi faire de chaque tache : Je la délègue ? Je l’annule ? Je la traite tout de suite ? Je la fait plus tard (et je me dis quand).

Personnellement, cela me permet de classer ma to do List par ordre de priorité directement.

J’ai également un code couleur pour ma version Trello afin de m’y retrouver visuellement en un coup d’œil.

Ça vous parait impossible ? Simpliste ? GÉNIAL!

Il FAUT QUE CE SOIT SIMPLE pour que cela fonctionne.

Est-ce que vous écrivez pour mettre en place le principe de parkinson ou appliqué la loi de Pareto ? Pas souvent, hein ?

La même chose est possible avec la matrice d’Eisenhower si on extrait son essence de cette façon.

CONCLUSION :

La matrice d’Eisenhower est un outil pertinent, et il peut être utilisé tel quel si vous êtes en entreprise, si vous avez le temps  et l’envie de projeter les choses avec (Trop ?) de précision.

C’est une méthode efficace, mais pas totalement efficiente par son manque de souplesse et sa demande de réflexion. Classer véritablement les taches au mieux, en évitant les biais cognitifs alors que nous sommes sujet et juge de la tâche, c’est compliqué ! Surtout dans un cadre d’urgence ou de rendement.

De plus on peut perdre un temps fou à cause d’une « analysis paralysisis ».

Ce n’est pas impossible, mais ce n’est pas le plus simple d’après mon expérience.

Autrement, on peut facilement extraire le « nectar » de cette brillante idée pour en faire un outil efficient. Transformé cette grille en deux colonnes et jongler mentalement avec, comme on le fait avec des principes comme la loi de Pareto, la loi de Parkinson ou autres Pomodoro.

Le but étant de faire disparaitre « l’urgence des choses » en la traitant en amont, quand l’action à faire est importante… mais pas encore urgente !

En attendant, d’ici-là n’oubliez pas, RESTEZ CURIEUX !

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