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LOI DE PARKINSON ET GESTION DU TEMPS: L’EFFICACITÉ au QUOTIDIEN

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Cet article fait partie de l’ABÉCÉDAIRE DE LA PRODUCTIVITÉ. Les autres articles sont disponibles ICI.

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Dans le domaine de la productivité et de la gestion du temps, on considère souvent qu’il existe des « lois ». Une des plus connus est la loi de Parkinson.

Ce principe de gestion du temps nous démontre comment notre organisation nous fait perdre du temps sans même que nous en ayons conscience. Elle peut donc nous aider à être plus productif si on la comprend et qu’on aménage notre planning. Car oui, il est Important de bien gérer et d’avoir une bonne planification.

Mais comme tous les principes, on se demande comment cela  peut se concrétiser au quotidien. Comment maximiser son efficacité sans travailler 12 heures par jours.

Voyons ici ou appliquer dans nos journées de travail de manière simple et concrète cette loi de Parkinson.

1/ D’OÙ VIENT LA LOI DE PARKINSON ?

De Singapour. Enfin, d’un professeur d’histoire britannique nommé Cyril Northcote Parkinson qui a écrit un article en 1955 lorsqu’il enseigné à Singapour sur ce principe.

Ce Mr Parkinson est donc un historien et  un essayiste britannique, et la loi porte son nom. La pertinence de son analyse le fera connaitre mondialement et son article sera traduit en français  en 1958.

A l’origine il écrit pour critiquer (déjà) l’efficacité du travail des ministères britanniques de la Marine et des Affaires coloniales. Il  met en évidence une progression constante des employés alors que ces deux ministères ont un emploi du temps vacant et de moins en moins de choses à traiter !

2/ LES 3 FAÇONS DE MAL GÉRER SON TEMPS D’APRÈS LA LOI DE PARKINSON

Le temps de travail et la liste des tâches à accomplir sont en lien direct, et Mr Parkinson a analysé l’ensemble de ces corrélations pour en tirer 3 principes.

Théorie des gaz : comment les sollicitations et la façon dont on a planifiée son temps font qu’on l’utilise de façon médiocre.

La loi  de la futilité : comment de mauvaises priorités au travail entraine de mauvaises délégations et font passer la vie professionnel carriériste avant la productivité

Loi des 1000 : comment notre rapport au temps et à la productivité change quand l’organisation grandit.

LA PROCRASTINATION ET LA THÉORIE DES GAZ

Le principe le plus connu, qui part d’une loi physique : « Un gaz se dilate jusqu’à occuper tout l’espace à sa disposition. Plus le volume disponible est important plus la pression diminue et inversement. »

Mr Parkinson en tire cette loi : « Tout travail tend à se dilater pour occuper tout le temps qui lui est imparti » et l’illustre par la rédaction d’une carte postale par deux personnes différentes.

  • Une dame retraitée qui passe une journée complète à écrire puis envoyer une carte postale à sa nièce.
  • Un homme occupé qui fait la même chose en 5 minutes.

La qualité des deux cartes est analogue, le résultat semblable pour la personne qui la reçoit. La seule variable est le temps disponible pour accomplir la tâche.

CHAT LOI DE PARKINSON

Mr Parkinson nous démontre que « le travail étant extensible, il y a très peu de relation entre un travail donné et la taille de l’équipe qui en est chargée ».

Il nous faut donc prioriser et éviter les distractions pour gagner du temps.

LA PREMIÈRE LOI DE PARKINSON

Si vous donnez un mois pour réaliser un travail qui peut être réalisé en une semaine, la réalisation du travail donné prendra effectivement un mois.

DÉLÉGUER N’EST PAS FORCEMENT PRODUCTIF

C’est le principe de FUTILITÉ.  Des cadres préféreront, en cas d’excédent de tâches, déléguer maladroitement à des subordonnés plutôt que d’intégrer des collaborateurs compétents mais « rivaux » pour assurer une partie de la charge de travail. Multiplier ses subordonnés, pas ses rivaux,  fractionner le travail pour empêcher la remise en cause par l’un de ses collaborateurs.

Cette délégation excessive va nuire à la gestion de projet. Pire, elle occupera le temps de travail des équipes par des réunions, des corrections, des formations, des rapports, etc.

Plus il y a de subordonnés sur un projet et plus l’organisation crée d’elle-même une forme de désordre, des besoins de coordination interne de nature à remplir le temps de travail.

Être plus efficace, c’est aussi mieux gérer ses compétences et déléguer correctement.

DEUXIÈME LOI DE PARKINSON

Tout collaborateur tend à multiplier des subordonnés, même non qualifiés, plutôt que des collègues compétents mais rivaux pouvant les remettre en cause.

AMÉLIORER SA PRODUCTIVITÉ EN ÉVITANT LA LOI DES MILLES

En substance, Mr Parkinson nous dit qu’au-delà d’un certain stade (à l’époque 1000 personnes pour le ministère britannique), une organisation s’occupe de sa propre organisation ! C’est le troisième principe.

Gérer le  personnel, les rapports, les réunions, coordonner l’agenda suffit à occuper l’ensemble de l’organisation, sans avoir besoin de gérer un vrai projet.

Effarant, non ?

Mr Parkinson fait une analogie entre un projet d’abri de vélo et une centrale nucléaire : prendre plus de temps sur des questions sans intérêt, dans un projet apparemment simple,  que sur l’intérêt du projet en lui-même, entraine la multiplication des intervenants, chacun avec sa volonté d’affirmer leur pouvoir ou de donner leur avis sur des choses anecdotiques. Résultat, on  crée des usines à gaz incompétentes, incapable de travailler avec efficacité.

Exemple dans un comité financier, plus le budget discuté est important, moins on y passe de temps, et inversement.

En résumé, plus on parle de choses complexe moins les intervenants sans compétences ni légitimité interfèrent au sein du débat.

A l’inverse, chacun va discuter d’une décision banale mais compréhensible, pour se donner de la consistance et du crédit. Débattre du nouveau projet d’investissement bancaire prend donc moins de temps que de changer la typo d’une enseigne…

TROISIÈME LOI DE PARKINSON

Tout organisme dont l’effectif atteint un certain stade n’a pas besoin d’autre travail que de gérer ses effectifs pour être occupé à temps plein.

3/ COMMENT ÊTRE EFFICACE GRACE A LA LOI DE PARKINSON

Bien, bien, bien…

Comment gagner en efficacité et améliorer notre gestion de projet avec ces informations ?

Le constat dressé par ces trois lois est éloquent, et peut s’appliquer à bien des domaines, bien des entreprises. J’ai eu des « visions » et des exemples concrets en tête à chaque loi, pas vous ?

Ça prouve que pour être efficace et travailler correctement, nous avons encore une bonne marge de progression.

Donc, à notre tour de dicter 3 loi anti syndrome de Parkinson !

VERSER LIQUIDE LOI DE PARKINSON

A / FIXER DES DÉLAIS A ÉCHELLE HUMAINE

Oui,  définir des temps de réalisation pertinents, adaptés qui garantissent un travail de qualité et un délai optimal est essentiel. Oui, mais ça ne suffit pas si ça reste administratif.

Il faut prendre le facteur humain en compte. Ce lui fait l’action doit être motivé (voir plus bas)  et celui qui décide du temps nécessaire pour le projet  ou l’action doit être dans le CONCRET.

Idéalement issu du terrain, il doit connaitre le métier de ses subordonnés, leur réalité de travail pour parfaitement évaluer les délais en fonction des ressources, de l’énergie humaine, des conditions et des Espace de travail disponibles.

Attention donc au PRINCIPE DE PETER, selon lequel les incompétents tendent à prendre le pouvoir…

B / ANALYSER ET CORRIGER

Avoir une vision claire des choses urgentes, optimiser son organisation, voir les interruptions possibles, concevoir un schéma de fonctionnement global de son entreprise est primordial. Même quand on est seul dans son activité, avoir des « process » clair c’est être plus efficient!

Malheureusement, aussi évident que ce soit, très peu de gens le font dans la réalité.

Il faut gérer de façon efficace, faire des organigrammes précis, des objectifs, des taches, des projets.

Savoir qui doit faire quoi, dans quels délais. Mettre en place des outils de gestion communs, pour gérer son temps mais aussi prendre en compte le fonctionnement global de l’entreprise.

L’objectif est de déceler les désordres, les frictions de l’organisation pour en optimiser le fonctionnement et améliorer la progression des projets.

L’outil lui MÊME importe moins que la méthode : Minuteur Pomodoro, planifier sa journée pour un groupe restreint, organisation Pareto et plan d’action sur un mur ou dans outil digital  pour un projet mensuel ou trimestriel, GTD pour un commercial. L’important est la communication, car l’outil évoluera sans cesse et doit avoir des variations  d’un secteur de l’entreprise à l’autre, surtout si celle-ci est importante… Le mieux étant de mettre en place des organisations horizontales et agiles, quitte à recomposer les équipes pour éviter la construction de « pyramides infinies » où chacun doit rédiger des rapports pour son supérieur.

Il faut donc régulièrement fixer des moments d’analyses, et corriger en écoutant  ceux qui sont concernés, qui sont dans l’action, car ce sont eux qui connaissent et vivent les difficultés.

C / DEVENIR BÉNÉFICIAIRE DE SA PRODUCTIVITÉ

On pourrait faire l’analogie de la théorie des gaz avec la « pression » du monde du travail,  ou  la pression varie avec le volume disponible. Mais la notion de motivation n’y serait pas associée.

Notre motivation dépend du facteur temps. Une tâche dans un temps inexécutable entrainera une pression insoutenable, là où un temps trop long entrainera ennui, procrastination voir la démotivation. C’est le coefficient d’inefficacité.

Un salarié par exemple est payé à l’heure.

Quel intérêt de terminer son travail avant le délai prévu puisque qu’on va lui en rajouter, et encore, jusqu’à l’infini pour « remplir » ses 35 heures hebdomadaire?

Au contraire, il n’y a que des inconvénients ; fatigue physique, psychologique, pression du résultat, risque de blessure, risque de baise de la qualité, stress… Plus la sensation « d’enrichir » son supérieur.

Sauf exceptions, il n’y pas d’intérêt à devenir plus productif.

C’est bien le drame absolu du monde de l’entreprise, ou le salarié n’est pas bénéficiaire de sa productivité.

Il faut donc avoir un intérêt à être productif, à s’investir, y compris en tant qu’auto entrepreneur. Le prix à payer (le temps, l’énergie, l’argent investi) doit être à la hauteur de la récompense. Il faut valoriser régulièrement son avancé, pour conserver de la motivation mais surtout du SENS à nos actions.

GLACE RENVERSE LOI DE PARKINSON

Google accorde la possibilité à ses employés d’utiliser une partie de leur temps de travail à des projets personnels. C’est le genre de promesses qui motivent à s’investir et à respecter les délais.

Savoir dire non au surplus, et avoir le moyen de le faire, être récompensé pour son implication. Cela revient à se donner du temps libre quand on est son propre patron et à se gratifier par des actions qui nous font du bien.

ÉVITEZ LES TRAVERS DE LA LOI DE PARKINSON AU QUOTIDIEN

Hiérarchiser ses priorités et maitriser son temps doit faire partie de vos urgences si vous visez l’efficacité personnelle. La loi de Parkinson est une boite à outils avec ses 3 principes,  pour organiser au mieux vos journées. Il y en a d’autres.  Et surtout il y a des travers à éviter !

  • Ne tombez dans le travers de fixer des délais de réalisation agressifs sous prétexte que « tout travail se dilate à l’infini». Car le travail ne peut pas se contracter à l’infini, chaque tâche demande un temps minimum de réalisation.
  • On peut appliquer la Loi de Parkison au monde physique : plus on a de place, plus on va stocker de choses, parfois superflu.  Ma maison était vide quand j’ai emménagé depuis mon petit appartement. Maintenant, j’ai plein de meubles ! On a tendance à accumuler de plus en plus d’objets, jusqu’à ce que tout l’espace soit rempli.
  • Cette tendance à l’accumulation est aussi visible dans nos ordinateurs, bibliothèques, et donc dans notre savoir ! l’infobésité, qui prend de la place dans ton disque dur d’ordinateur avec des infos inutiles, ou de la place dans ta charge mentale avec des principes obsolètes. Filtrez l’information que votre cerveau traite et stocke, par exemple en faisant des diètes médiatiques, et en ayant des priorités quotidiennes.
  • L’un des dérivés de la Loi de Parkinson veut que les dépenses augmentent proportionnellement aux revenus. Encore une fois, il faudra poser des limites pour atteindre la réussite financière, ou la conserver. Travaillez de façon efficace  pour avoir les bonnes priorités.

CONCLUSION SUR LA LOI DE PARKINSON 

La loi Parkinson affirme donc que l’on augmente les besoins jusqu’à ressentir toujours la même étroitesse des supports de stockage, malgré cette augmentation.

Certains ont besoin de ce stress, de ce manque de temps pour savoir s’organiser. Il y a une limite floue à ne pas franchir avec ce jeu de « stress positif ».

En tous les cas, pour accroitre sa productivité, il faut bien sur hiérarchiser sa liste de taches,  maitriser son temps avec des délais et déterminer ses priorités.  Il ne faut pas  théoriser le plus clair de son temps, mais faire.

Mais surtout, il faut se remettre en question régulièrement, gérer et classer ses priorités et adapter encore, et encore, ses outils de gestions du temps. Ce qui implique d’en avoir, de les utiliser et d’en tirer profit. Vos projets ne doivent pas être de gros cailloux qui vous empêchent d’avancer.

Prendre le temps de planifier, de clarifier en respectant votre rythme de vie est crucial pour éviter la démotivation à long terme, les interruptions, voir le burn-out.

Alors, pour vous, quels sont vos outils pour gérer et organiser vos plans d’actions ? Comment faites-vous pour prendre du recul et gérer votre temps de travail ? Avez-vous l’impression de gérer avec efficacité vos taches et de prendre le temps de vivre, d’être accomplies ?

N’oubliez pas : « il faut travaillez pour vivre, et pas vivre pour travailler. »

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