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COMMENT GAGNER EN EFFICIENCE ?

comment gagner en efficience

Cet article fait partie de l’ABÉCÉDAIRE DE LA PRODUCTIVITÉ. Les autres articles sont disponibles ICI.

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Optimiser sa productivité, sa gestion du temps pour être efficace et éviter la procrastination et le cÅ“ur de l’entreprenariat.  Mais comment gagner en efficience ?

Comment mieux gérer sa liste de taches, sa gestion de projets pour atteindre ses objectifs de manière agile, sans s’épuiser ?

Optimiser son organisation, maximiser son efficacité  demande de maitriser son temps et sa productivité personnelle. Cela s’apprend et se construit.

Voyons comment être efficace au quotidien et atteindre l’excellence opérationnelle pour ne plus être débordé au travail et rendre notre temps efficace.

1/ QUELLE DIFFÉRENCE ENTRE EFFICIENCE ET EFFICACITÉ

Être efficace, c’est produire les résultats attendus, c’est remplir le contrat dans les délais impartis. C’est satisfaire le Client, c’est traiter toute la to do list, c’est réussir son examen, c’est ramener plein de poissons dans son filet de pêche…

C’est gérer le travail et avoir une bonne gestion.

Mais à quel coût, par quel processus?

J’ai pu pêcher à la dynamite, préparer mon concours pendant 6 mois et perdre toute vie sociale,  mobiliser plus de coûts que de bénéfices pour satisfaire mon client, générer tellement de stress pour réussir ma tâche que je n’ai plus de forces, plus envie de continuer…

On peut être efficace et productif sans être efficient.

L’efficience c’est l’efficacité au moindre coût (temps dépensé, effort fourni, argent dépensé, matériel utilisé, stress généré…)

2 / DEVENIR PERTINENT POUR GÉRER AVEC EFFICACITÉ

Pour améliorer sa productivité au travail et gagner en efficience, il faut  trouver l’équilibre entre production, utilisation des ressources (notamment  le temps) et la qualité du résultat.

Idriss Aberkane parle dans son livre « libérez votre cerveau Â» d’une équation temps /attention.

Mais c’est une erreur, car il manque plusieurs variables de taille.

La vrai bonne équation serait  le P.A.T : Pertinence / Attention / Temps

Pertinence : Vous devez choisir avec soin ce que vous faites. Si vous dites que vous allez consacrer 2h par jour à lire, et que vous le faites régulièrement, avec discipline et concentration, c’est un bon début de progression.

Mais si chaque jour vous lisez le titre du journal pendant deux heures, ou un bouquin de mécanique pour préparer médecine, ça ne sert à rien. Il faut donc être pertinent dans ses actions et les évaluer avant d’agir.

Attention : vous devez être entièrement à ce que vous faites. Pas de multitâches. Organisez l’environnement pour avoir tous les moyens nécessaires à la réalisation de l’action (ressources, personnel, espace…)

Temps : vous devez évaluer le temps nécessaire à la réalisation de l’action. Structurer votre temps de travail autour. Donnez-vous le temps nécessaire, envisagez de  terminer en une session si possible, ou découpez en plusieurs tronçons si c’est une action de longue haleine. Dans tous les cas, donnez-vous une ÉCHÉANCE de fin. Pensez à la Loi de Parkison et de Pareto.

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COMMENT GAGNER EN EFFICIENCE, un papier blanc suspendu a une corde

3/ COMMENT GAGNER EN EFFICIENCE EN 7 ÉTAPES

Booster la productivité d’une personne revient à mieux gérer son temps et réorganiser le travail.

Il faut arrêter de croire que travailler dur c’est être productif.

La résolution de problèmes vient souvent de notre erreur relationnelle avec la « culture salariale », qui place l’effort et le temps au cœur du problème.

On doit établir notre schéma d’efficacité en dehors de cette matrice de réflexion dépassée.

Voyons comment en 7 étapes.

FIXER DES OBJECTIFS

Le management, les coachings en efficacité professionnelle le rabâchent assez : ayez un plan d’action. Fixez-vous des objectifs clairs, délimités dans le temps, en adéquation avec vos moyens et que vous pouvez évaluer en cours de route.

Hiérarchiser ses priorités est crucial ; vos buts doivent avoir un sens, si vous ne décidez pas que vos actions sont importantes vous ne consacrerez pas les efforts nécessaires pour les atteindre.

Mettez en place une liste de tâches, un emploi du temps à vue si vous travaillez en collectif.

Soyez opérationnel et donnez-vous des Dead Lines à tenir.

Augmentez votre régularité à terminer ce que vous avez débuté.

Plus vous travaillerez dans un créneau dans lequel vous avez de l’expérience et des aptitudes, plus vous obtiendrez de résultats et en bien moins de temps. Et apprenez à dire non à des projets annexes trop chronophages.

NE PAS SE SURCHARGER

Maitriser son temps pour être plus productif,  c’est aussi gérer son planning en creux.

Planifier son temps commence par savoir de combien de temps on dispose concrètement :

Commencez par remplir votre agenda vierge par toutes les tâches inamovibles : aller chercher vos enfants, dormir, les anniversaires, les vacances, les week ends en famille, les cours de sport…

Rajoutez vos obligations professionnelles si vous êtes salarié. Cela vous donnera une vision de votre emploi du temps libre, de votre capital temps disponible.

Regardez si vous avez assez de temps libre pour vos projets, sinon déléguez des tâches ou allégez vos objectifs en allongeant la temporalité.

Ne sacrifiez pas votre santé, vos loisirs, votre famille : travaillez pour vivre, ne vivez pas pour travailler.

Ne vous trompez pas : à l’ère du digital, on est dans un sentiment d’urgence mais vous devez vous reposer et prendre soin de vous. Vous êtes au centre de l’équation, mais votre santé n’est pas la variable d’ajustement. Ce n’est pas le bon levier. Choisissiez des actions qui ont la plus grande valeur en relation avec ce que vous désirez, et travaillez dans un créneau optimal (votre expérience, le meilleur moment,  vos compétences, vos motivations à l’instant T) et vous obtiendrez des résultats en bien moins de temps.

Le succès vient plus facilement si vous pouvez fournir les efforts nécessaires à votre travail.

COMMENT GAGNER EN EFFICIENCE un point d’interrogation en néon au sol

ANALYSER ET ÉVALUER

Être plus performant c’est ne plus être débordé de travail. C’est mettre en place un système d’évaluation qui permet d’analyser les résultats obtenus pour se simplifier la vie !

Votre poste de travail doit permettre l’amélioration de la performance en faisant régulièrement un point sur votre fonctionnement.

Qu’est-ce qui marche ? Pourquoi ?

Qu’est-ce qui ne fonctionne pas ? Pourquoi ? Mes objectifs ont-ils évolué ? été atteints ? Quelles sont mes priorités maintenant ? Mes plans d’action pour les atteindre ? Mon fonctionnement est-il encore adapté du coup? que dois-je changer ? que me manque-t-il en temps, en ressources, en compétences?…

Avoir un système qui vous permet de faire un point précis et des projections réalistes à des périodes fixes (idéalement tous les 3 mois) vous fera économiser beaucoup d’erreurs et d’énergie.

Notez rétroactivement ce que vous avez fait, les imprévus et urgences qu’il a fallu régler. Vous pourrez ensuite faire une bonne analyse du temps consommé, des actions réalisées, des coûts engendrés. Pour rendre pérenne les solutions et éviter la répétition des erreurs.

ADAPTABILITÉ ET AUTONOMIE

Votre organisation personnelle va déteindre sur votre efficacité au travail. Dans votre plan d’action, vous devez prendre en compte vos forces et vos faiblesses. Et capitalisez sur vos forces.

Gérer efficacement sa personne est indispensable. Organiser son activité c’est comprendre que l’autonomie et l’adaptation sont la clé pour développer votre potentiel de productivité.

Vous devez seul être capable de détecter ce qui ne va pas, de prendre des décisions, de proposer des solutions. Mais aussi seul être capable de savoir quand prendre conseil, quand reconnaitre vos limites et déléguer,  quand renoncer pour rebondir sur autre chose.

Cela demande de la remise en question, de la gestion du stress, de la confiance en soi, de la communication, de la mémorisation.

Et toutes ces compétences se travaillent de manière autonome.

Vous devez aussi simplifier : Informatiser, automatiser les tâches répétitives, fastidieuses, pénibles.

Questionner l’utilité et la fréquence d’exécution des actions : ce rapport chaque semaine est-il VRAIMENT indispensable ? Cette relecture est-elle vraiment nécessaire ?

COMMENT GAGNER EN EFFICIENCE un avion passe dans au dessus d'un étroit immeuble.

GROUPER LES ACTIVITÉS

Travailler avec efficacité, c’est prioriser et limiter les interruptions.

L’optimisation des processus passe par la création de « blocs de temps » dédiés à des tâches précises : je vais traiter mes e-mails pendant 45 min, je vais bosser sur ce dossier pendant 2h. Je vais prospecter de 13h à 14h… Prises ensemble, les tâches similaires nécessitent beaucoup moins de temps, d’efforts et de concentration.

Groupez ensemble les actions de la même thématique, et offrez-vous des espaces hermétiques où ne vous ne pouvez pas être dérangé si possible.

CONSTRUIRE DES MODÈLES DE PROCESS

Écrire des modèles efficaces permet l’optimisation de nos actions.

C’est une recette qui empêche les distractions, les oublis et provoque une amélioration continue.

Elle permet de savoir dire où et quand on perd du temps, de l’énergie. Elle nous économise énormément de fatigue décisionnelle et de charge mentale. C’est un principe évident que beaucoup connaissent, mais que peu de gens appliquent en réalité.

Commencez juste par modéliser quelques processus que vous faites régulièrement, en déclinant un modèle: comment écrivez-vous un article ? Comment créez-vous une vidéo ? Comment faites-vous une séance de sport ?

Listez précisément ce que vous faites, point par point, ce dont vous avez besoin en matériel, en ressources (quels sites SEO? quels outils digitaux? ou physiques? quel matériel?)

Centralisez toutes ces informations, (faites des raccourcis, des liens) et ayez sous la main rapidement ce « chemin» qui va vous guider et vous donner en un coup d’œil toutes les informations, tous les dispositifs nécessaires à la réalisation de vos actions, en limitant le nombre de clics parasites et la multiplication des outils. Bref, ne multipliez pas inutilement le nombre d’outils et utilisez leur plein potentiel.

Standardisez la réalisation de vos tâches, déterminez en amont « quoi faire » et « comment le faire ».

La standardisation aide à déchiffrer, puis visualiser et donc améliorer les processus pour atteindre ses objectifs. Avec ces règles et des exigences de qualité, vous gagnerez du temps et de l’énergie à chaque fois que vous ferez cette action.

CRÉER LE BON ENVIRONNEMENT

Avoir un poste de travail propre et dégagé. Accroitre sa productivité en optimisant ses outils, en éliminant les voleurs de temps que sont les interruptions par nos collaborateurs, les coups de fils, les alertes SMS, les e-mails…

COMMENT GAGNER EN EFFICIENCE
une ampoule flotte au dessus d’une main

Vous devez fidéliser vos bonnes habitudes, organiser et gérer votre journée de travail pour être en phase avec la réalité cognitive de votre environnement :

  • Ne vous mettez pas à bosser sur un dossier complexe après une réunion dont vous sortirez lessivé, quand tout le monde va téléphoner, parler et générer du bruit autour de vous.
  • Choisissez quand et sur quoi travailler pour être dans les meilleures dispositions, ne subissez pas votre emploi du temps.
  • N’hésitez pas à changer d’espace si besoin par moments, à vous munir d’écouteurs pour avoir du « bruit blanc » dans les oreilles, à mettre en place des protocoles pour que vos collègues ou votre entourage vous laissent tranquille pendant certaines heures.

EN RÉSUMÉ, COMMENT GAGNER EN EFFICIENCE ?  

Vous avez compris que L’EFFICIENCE  n’est rien d’autre que le rapport entre la quantité produite (de produits, de services) les ressources utilisées (en temps, en énergie, en matières) et la qualité finale de la réalisation.

Le point commun de tout cela, quelle que soit l’activité : C’EST VOUS.

« Si vous voulez qu’un travail soit fait rapidement, donnez-le à une personne occupée… Â»

Vous êtes au cÅ“ur de l’efficience. C’est donc sur vous  qu’il faut travailler.

D’où l’importance de répéter à quel point nous devons d’abord nous réaliser pour nous-mêmes, et par nous-mêmes.

Prenez confiance en vous, mettez en place un système SIMPLE qui VOUS corresponde et agissez. Vous corrigerez au fur et à mesure.

Si vous avez un projet, une tâche qui doit être effectuée, réalisez-la sur le moment. Procrastiner ou tergiverser ne fera qu’accumuler le travail à réaliser.

L’important, en prenant en compte tout ce que nous avons évoqué ici c’est  de vous concentrer à améliorer non seulement votre productivité mais surtout, surtout votre potentiel de productivité.

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