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CE PRINCIPE CONCRET QUI BOOSTE VOTRE PRODUCTIVITÉ : BATCHER

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Cet article fait partie de l’ABÉCÉDAIRE DE LA PRODUCTIVITÉ. Les autres articles sont disponibles ICI.

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Être plus efficace, augmenter votre efficacité, parfaire votre gestion du temps et optimiser vos journées de travail : voilà les préoccupations de beaucoup d’entrepreneur.

Tous sont à la recherche de la méthode concrète qui booste votre productivité.

Il existe un principe que vous pouvez appliquer : Batcher !

Ok, c’est quoi cet anglicisme barbare ?

Un outil qui permet d’être plus efficace, d’être plus productif et d’organiser efficacement vos urgences et vos échéances.

En fait, vous l’utilisez de manière intuitive au quotidien, mais curieusement quand on est débordé de travail on a du mal à organiser son temps aussi simplement  et avec autant de bon sens. Pourtant il est là CE PRINCIPE CONCRET QUI BOOSTE VOTRE PRODUCTIVITÉ : BATCHER !

Voyons ensemble quel est cet outil, comment il fonctionne et quel sont ses bénéfices pour accroitre votre efficacité.

1/ BATCHER : REGROUPER POUR TRAVAILLER PLUS INTELLIGEMMENT

C’est mardi. Vous avez faim, et vous mangeriez bien une crêpe. Alors vous prenez les ingrédients, les ustensiles et vous préparez la pâte, puis vous vous faites UNE crêpe. Vous la mangez. Et vous faites la vaisselle.

Mais vous avez encore faim, et encore envie d’une crêpe. Alors vous ressortez les ingrédients, les ustensiles, préparez à nouveau de la pâte et refaites UNE crêpe…

Même en étant bien organiser dans votre cuisine, votre temps de travail est incompressible dans ce schéma.

Pour être vraiment productif, il faudrait faire PLEINS de crêpes d’un seul coup ! Et c’est que vous vous faites en réalité. (Oui, hein ? Rassurez-moi ?…)

De la même façon vous n’allez pas aller au magasin acheter un paquet de farine, rentrer chez vous le déposer, puis y retourner acheter des œufs. Vous n’allez pas faire la lessive pour un t-shirt et un caleçon, mais attendre que votre panier à linge soit bien garni.

Voilà, vous avez compris le principe du Batch !

On va traiter les taches par lot, regrouper plusieurs tâches similaires pour les réaliser d’une traite et de manière ininterrompue.

On va ainsi maximiser le temps investi, limiter le temps passé en préparation et être bien plus efficace.

2 / PLANIFIER SON TEMPS POUR ÊTRE PRODUCTIF ET EFFICACE (en 4 étapes)

Vous voyez qu’au quotidien, vous batchez comme des fous!

Mais au boulot ? C’est moins flagrant !

Pourtant maitriser son temps et être organisé avec ce principe n’est pas difficile.

On va se permettre de gagner en efficacité et éliminer les frictions qui nuisent à la productivité en 4 étapes :

A/ IDENTIFIER :

Lister les taches récurrentes, les taches « de fond » que vous faites chaque jour, chaque semaine, chaque mois.

Voilà des exemples : Vous devez traiter vos emails ? Vous devez répondre au courrier ? Vous devez prospecter par téléphone ? Vous devez écrire des articles ? Tourner des vidéos ? Livrer des produits ?

Puis vous allez lister les « taches orphelines », ces petites taches qui ne semblent raccroché a rien : déposer ce dossier à un collègue à un autre étage, répondre à tel demande, faire un devis, trier tel dossier.

Comment améliorer et gérer l’organisation de ces taches ? En les groupant et en les planifiant.

B/ REGROUPER :

Vous allez maintenant regrouper par famille ces taches : les emails, les coups de fil, les vidéos, les articles, les déplacements. Puis vous allez analyser si certaines demandes de la préparation, ou des étapes précises. Essayez de raccrochez vos taches orphelines a des processus existant.

Par exemple pour les vidéos, il vous faut d’abord des idées, puis un script, puis tourner, puis monter.

Sectorisez bien le processus !

Ensuite, pour travailler plus vite, vous allez regrouper ensemble les actions qui ont le même processus, et augmenter vos objectifs dans ce laps de temps.

Par exemple, si je tourne une vidéo, plutôt que de vouloir faire chaque semaine écrire, tourner, monter… Je vais écrire plusieurs scripts, puis installer mon lieu de tournage et filmer plusieurs vidéos à la suite. Et je les monterais aussi à la chaine, pour ne pas avoir a chaque fois à ouvrir mon logiciel et mes fichiers, ou réinstaller ma caméra et fond.

Pour une meilleur organisation du travail, identifier les moments propices et les taches qui se complète : je peux déposer le dossier à mon collègue en partant à la réunion, traiter TOUS les emails entre 11h et midi, m’occuper de mes taches orphelines après 16h…

Cela va vous obliger à analyser, prioriser, optimiser.

C/ CRÉER DES PROCESSUS ET DES LIEUX

Vous allez vous rendre compte que certaines tâches sont vraiment chronophages, ou difficilement modulables, ou très souvent présentes.

Alors pour hiérarchiser ses priorités et pouvoir travailler efficacement, il faut créer des process.

Créer des listes avec les étapes à suivre très clairement pour réaliser chaque tache, avec tous les outils nécessaires à leur réalisation rassembler dans un endroit. Par exemple, tous les raccourcies internet nécessaire dans un fichier qui porte le nom de la tâche. Tous les ustensiles indispensables dans un tiroir près du lieu où l’on accomplit l’action…

Pour certaines tâches, vous pouvez créer des « lieux ». Dans l’exemple des vidéos, ce serait de garder le studio avec votre fond de tournage toujours monté, ou très facilement instable (pas de meuble ou de lumière à bouger)

Limitez les décisions, les actions à faire au minimum.

Le moins de clic possible avec votre souris, le moins de gestes à réaliser.

D/ PLANIFIER VOTRE TRAVAIL

Et maintenant, fixez dans votre agenda QUAND le faire et combien de temps vous allez y consacrer.

Rappelez-vous : ce qui n’est pas inscrit dans mon agenda n’existe pas, vous pouvez retrouver la force de cette méthode ici !

Faites des BLOCS DE TEMPS. Déterminez de travailler pendant 1h, 2h sur cette action.

Et si possible essayer de faire les même choses à de moments réguliers, pour prendre des habitudes. Vous pourrez ainsi voir ce qui vous convient le mieux, et suivre votre rythme circadien. Automatiser certaines taches de la journée, comme vous le faites avec le brossage de dents… (Vous vous brossez les dents tous les jours,  hein ? Rassurez-moi ?…)

3/ AVANTAGE DE BATCHER SES TACHES 

Prendre le temps de faire cela est un investissement sur le moyen terme.

Pour accomplir efficacement ses objectifs, il faut avoir une vision claire.

Si vous déployez une grande quantité d’efforts et de ressources pour faire une seule chose, vous allez être débordé de travail ou épuisé très rapidement.

Il faut chercher à optimiser le ratio entre le temps de préparation et l’action enclenché.

Cela permet de :

  • Lutter contre la procrastination, notamment le multi tache puisque sans cela vous allez sauter d’une tache à l’autre au lieu de planifier votre journée.
  • Maintenir la concentration et fluidifier vos actions : la répétition va vous faire trouver des raccourcies, éliminez les gestes parasites, et limiter les interruptions.
  • Gagner du temps en réduisant les temps de préparation, de rangement
  • Rester productif et gérer son emploi du temps sans difficultés
  • Faciliter la délégation grâce à la mise en place de process clairs, que vous pourrez facilement confier à d’autres personnes dans la gestion de projet!
  • Automatiser certains process similaire et mieux gérer les imprévus
  • Limiter des couts de revient si vous êtes dans un secteur entrepreneurial en mouvement en optimisant vos déplacements.

CONCLUSION :

Comme souvent avec les outils de productivités, la recette est simple.et comme souvent, peu de gens l’applique vraiment correctement.

Apprendre à s’organiser, c’est apprendre la discipline. Une meilleure productivité ça demande une bonne gestion de son temps et de sa motivation.

Hiérarchiser. Gérer plus efficacement ses obligations. Rendre son temps efficace.

Être à l’écoute et savoir se remettre en question pour adapter sa matrice et travailler mieux.

En complément d’outils de gestion de temps et des taches urgentes (Pomodoro, Eisenhower par exemple), le BATCH est très utile pour se donner une dynamique et créer une inertie qui apportera de vrais gains de productivité dans vos actions.

A vous de batcher maintenant !

Cet article fait partie de l’ABÉCÉDAIRE DE LA PRODUCTIVITÉ. Les autres articles sont disponibles ICI.

4 réflexions au sujet de « CE PRINCIPE CONCRET QUI BOOSTE VOTRE PRODUCTIVITÉ : BATCHER »

  1. Wouaw, merci pour cet article. C’est intéressant de voir ce principe classique de la productivité approfondi comme ça. J’aime beaucoup aussi ce principe de “ce qui n’est pas dans mon agenda n’existe pas”, j’essaierai de m’y tenir à l’avenir !

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