# OrganisationABECEDAIRE de la productivité

AGENDA : utiliser ENFIN EFFICACEMENT cet outil hyper productif.

agenda-pages-DIAPO
LOGO_ABECEDAIRE

Cet article fait partie de l’ABÉCÉDAIRE DE LA PRODUCTIVITÉ. Les autres articles sont disponibles ICI.


Dans la productivité et l’organisation, le temps est souvent la priorité, la ressource à gérer.

L’agenda, c’est le meilleur outil qui soit pour gérer son emploi du temps de manière simple et efficace (en complément d’une To Do List et d’un journal).

​Savoir à l’instant « T Â» où nous devons être et pourquoi nous devons y être, devient une priorité lorsque s’organiser est nécessaire. L’agenda permet d’enregistrer des éléments volatiles et de se les rappeler au bon moment, comme un RDV, une Dead Line à tenir, un événement à ne pas manquer.

Ici nous allons voir comment le choisir, le remplir et l’utiliser efficacement

A/ CHOISIR SON AGENDA ET LE RENDRE ACTIF

Écrire dans son agenda, c’est COMMENCER A CONSTRUIRE. L’agenda vous permet :

  • D’avoir une vue globale de votre emploi du temps à court et moyen terme (mois, semaine, journée)
  • De planifier à l’avance et donc d’optimiser votre temps

Mine de rien, ces deux points vous autorisent à ne plus avoir un emploi du temps dicté par les évènements, de devenir le maitre de votre temps. Vous pouvez décider quand travailler, quand réfléchir, quand vous reposer.

  • De décharger votre cerveau pour être plus disponible pour d’autres taches

Notre cerveau n’est pas fait pour tout retenir, à moins de s’entrainer à ça. Lui libérer de la place, c’est comme avec un disque dur d’ordinateur : ça va le rendre plus disponible, plus efficace. Vous êtes ainsi plus productif et plus créatif.

  • De construire une image fiable de vous-même: il peut vous éviter oublis, retards… Il formalise des intentions et des engagements.

Vous serez plus serein, moins stressé, et vous pourrez construire une image de vous réel et rigoureuse si vous le souhaitez et si vous êtes discipliné.

Si vous utilisez un agenda et que vous le respectez, vous mettez déjà un pied dans l’action.

Et pour l’utiliser, il faut qu’il soit proche de vous en permanence, facile à utiliser, à consulter et lisible.

Vous avez plusieurs solutions : agendas papiers, agendas numériques, agendas en ligne… Des applications solo ou partageables en groupe.

Chaque type a ses avantages et inconvénients, à vous de voir ce qui vous convient le mieux selon vos besoins et votre fonctionnement.

Mais comme toujours, une fois que vous avez trouvez une formule qui fonctionne, GARDEZ-LA. Et arrêtez d’essayer, vous optimiserez votre processus par la pratique et l ‘expérience.

B/ REMPLIR SON AGENDA

On met quoi dedans, finalement? Et bien plusieurs choses, mais pas n’importe quoi !

  • 1- Ses rendez-vous

Et c’est quoi un RDV correct dans un agenda ? Un événement associé à une date et une heure précise, auquel on va rajouter le lieu, une personne référente, un téléphone et une adresse.

  • 2- Des blocs de temps

Réservez-vous des plages horaires thématiques où vous allez faire un type de taches. Essayez de rassembler ensemble toutes les taches du même type, et d’établir des horaires fixes d’une semaine à l’autre, pour implémenter des habitudes efficientes. Par exemple, tous les matins de 6h30 à 7h30 je travaille sur mon projet perso. Tous les vendredis de 14h à16h je fais les factures et courriers personnels… Tous les dimanches matin de 9h à 11h je fais du sport.

  • 3- Ce qui n’est pas écrit n’existe pas

C’est a règle d’or pour que votre agenda devienne un  tremplin vers une organisation parfaite !

> NOTEZ TOUT ce que vous devez y faire. Vous allez avoir des choses plus ou moins importantes, un rdv de famille va côtoyer une réunion de première importance par exemple. Notez tout.

> FAITES TOUT ce qui est inscrit.

Et dites-vous bien ceci :

CE QUI N’EST PAS ÉCRIT DANS MON AGENDA N’EXISTE PAS.

Cela revient à dire que toute tache, même utile, qui n’est pas dans votre agenda est un contretemps ou de la procrastination.

  • 4- Notez les récurrences

Tous les mercredis, vous avez des réunions ? Notez-les en avance. Vous connaissez les dates de vos vacances ? Notez-les en avance. Cela permet de projeter, d’éviter les conflits d’emploi du temps, d’adapter son fonctionnement à ses possibilités.

Vous pouvez aussi voir les choses chronophages et vous posez la question de l’intérêt de ces activités sur le moyen terme, et visualiser chaque début de semaine quel temps libre vous avez à disposition. Si ce temps ne vous semble pas suffisant, changez vos obligations.

Voilà donc les 4 points importants à mettre dans son agenda.

l'agenda rouge avec un téléphone

En conséquence, ce que vous allez éviter de mettre dans votre agenda c’est:

> Vos tâches quotidiennes : vous devez avoir une To Do List de la journée, où vous allez marquer vos taches, avec des notes si besoin. Si vous avez votre bloc de temps perso de 6h à 7h, c’est dans la To Do List que vous allez marquer quoi faire dedans.

Sinon ça fait doublon.

> Les prises de notes : un petit mot en marge, une petite phrase, pourquoi pas… Mais prenez un VRAI carnet pour le reste, encore une fois papier ou digital. En fin de journée, beaucoup de personnes notent sur leur agenda les événements marquants de la journée écoulée, voire leur ressenti. C’est une méthode efficace pour progresser et emmagasiner de l’expérience. Mais ne polluez pas votre agenda avec cela, et donnez un vrai espace spécifique à cette méthode.

C/ MODE D’EMPLOI DE L’AGENDA

On l’a choisi, on l’a rempli, maintenant voyons comment se servir de notre agenda.

Dans tous les cas, n’oubliez pas qu’il doit rester SOUPLE et s’adapter: la gestion de votre temps, de vos rdv, de vos actions doit pouvoir supporter des aménagements quotidiens et les imprévus.

QUAND LE CONSULTER ?

  • Chaque fin de semaine :

Chaque fin de semaine, vous devez planifier votre semaine à venir. Et avoir une vision globale de ce qui vous attend à court terme. Donnez-vous un temps chaque dimanche pour remplir votre agenda en fonction de vos projets, de vos To Do List…

Ce temps est un INVESTISSEMENT. Ce n’est pas du temps de perdu.

  • Chaque matin :

Questionnez votre journée qui arrive. Et préparez ce dont vous avez besoin (papier, matériel…)

  • Dans la journée :

Noter, c’est bien, mais si vous ne le regardez pas, votre agenda ne sert à rien. Vous pouvez vous donner des moments fixes pour le regarder : toujours à la même heure, à la fin de chaque activité, action, réunion… Vous pouvez aussi prendre l’habitude de le regarder à chaque temps informel : transport, attente du métro, fin de repas.

COMMENT L’AMÉNAGER ?

Selon qu’il soit en papier ou digital, vous aurez différentes possibilités.

RAPPEL : Un agenda électronique va vous permettre des rappels de taches, très pratiques. Mais attention à ne pas devenir accro aux alertes, qui deviennent des outils de distraction.

PERSONNALISATION : structurez votre agenda en mettant des couleurs, des symboles, selon le type d’activité, ou son urgence, ou tout autre critère qui vous permet de voir en survolant rapidement dans quel état d’urgence, de complexité vous êtes.

ÉVITEZ L’ENGORGEMENT !

L’agenda est un outil, un outil de va et vient entre vos projets et la réalité de vos actions.

Des imprévus et des obligations de dernière minute vont se glisser dans les intervalles de temps disponibles. Et vous pouvez vous retrouver devant dans une semaine beaucoup trop dense.

Triez vos priorités. Pour gérer les imprévus et donner de la souplesse à votre agenda, il faut accepter de supprimer, diminuer ou reporter (dans cet ordre de priorité).

enfant à lunettes travaille avec un ordinateur

Voilà comment faire rapidement :

1- ÉVALUEZ LES PRIORITÉS

Triez les actions à faire par priorités en procédant de façon objective. Ne prenez pas en compte le poids psychologique des engagements pris auprès des personnes.

Évaluez le temps nécessaire pour les mener à bien sans les bâcler.

Gardez une marge de sécurité pour les imprévus et pour votre TEMPS LIBRE.

2- DÉLESTEZ l’AGENDA

  • Déléguez ce que vous pouvez, et osez SUPPRIMER des choses ! Est-ce indispensable que vous soyez là ? Est-ce encore dans vos priorités du moment ? Pas de panique,  vos interlocuteurs seront compréhensifs ! Les réunions sont souvent évitables par exemple.
  • Diminuez le ” poids ” de vos actions : pour un rendez-vous, proposez un déjeuner, négociez un temps plus court, traitez par téléphone. Pour une réunion, au mieux évitez-la ! Sinon négociez une présence partielle, promettez de lire le compte-rendu, de vous renseigner auprès d’un collègue sur le fondamental, d’être disponible par téléphone en cas de besoin.
  • Reportez le non-urgent à une période moins chargée.

3- ORDONNEZ CE QUI RESTE

  • Limitez les déplacements
  • Regroupez les mêmes taches sur le même bloc de temps : par exemple, tous les jeudis après-midi faites l’administratif, calez les rendez-vous sur une journée pour dégager une journée de télétravail ou proposez des conférences téléphoniques…
  • Travaillez sur les choses qui comptent le plus au moment où vous êtes le plus en forme.

CONCLUSION :

L’agenda est un outil puissant. Il peut vous permettre de gagner en organisation, et d’économiser du temps et de l’énergie.

Personnellement, je n’ai jamais réussi à tenir un agenda papier. Mais j’ai réussi à mettre en place des outils digitaux (grâce à Gmail, un fichier Excel, et un Trello) qui me permettent de gérer mon temps et mes projets. Ils me forcent aussi à SUPPRIMER des actions plutôt que de les reporter.

Accumuler les tâches, les reporter, voir le retard grandir est anxiogène. Pensez à supprimer !

L’agenda dépend de deux  choses : la confiance que vous lui accordez et votre discipline à l’utiliser.

Pour avoir confiance en lui, vous devez le rendre fiable et lisible. Si vous doutez qu’il soit efficace, complet, performant, simple, vous n’allez pas vous en servir de manière systématique.

Et pour lui donner de la force, vous devez le consulter régulièrement, et respecter la règle d’or :

CE QUI N’EST PAS ÉCRIT DANS MON AGENDA N’EXISTE PAS.

Une fois ces deux points implémentés, il est votre meilleur outil. Car une fois écrit dans l’agenda, ces mots deviennent actions.

Car vous avez pris des engagements, et votre agenda va vous aider à les respecter.

Il vous donne un levier de contrôle sur votre travail, vos priorités. Il vous permet de ne plus attendre le temps libre mais de le réserver.

Alors maitrisez votre temps, et utilisez un agenda !

Et n’oubliez pas, en attendant, restez curieux !

Cet article fait partie de l’ABÉCÉDAIRE DE LA PRODUCTIVITÉ. Les autres articles sont disponibles ICI.

Une réflexion au sujet de « AGENDA : utiliser ENFIN EFFICACEMENT cet outil hyper productif. »

  1. A mon agenda !
    Avant (quand j’étais salariée), j’utilisai beaucoup l’agenda d’outlook pour me planifier mes plages de travail, mes récurrences, … en utilisant plein de couleurs pour prioriser.
    Maintenant que je suis entrepreneur, je suis revenue au papier mais toujours avec un code couleur ! Ce que j’adore dans la version papier : barrer la tâche ou le rendez-vous effectué !

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée.